Dagordning | |
 Fastighetsnämnden_2019-11-27_dagordning.pdf | | |
| Samtliga handlingar inför sammanträdet. |
| | |
Inledning |
| |
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | |   |
1 Justering av närvarolistan |
| |
Ordförandens förslag:
.
1. Närvarolistan fastställs
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
2 Godkännande av dagordning |
| |
Ordförandens förslag:
.
1. Godkännande av föreliggande dagordning med följande förändringar
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
3 Protokollsjustering |
| |
Ordförandens förslag:
.
1. /namn/ utses att jämte ordföranden justera protokollet. Ordföranden överlämnar efter egen justering till justeringsmannen. Justering ska vara klar inom 14 dagar.
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
Informations- och anmälningsärenden |
| |
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
4 Information |
| |
Ordförandens förslag:
.
1. Antecknar informationen till protokollet.
Information lämnas om:
A. Dialog med regionernas revisorer
B. Läget i investeringsprojekt
C. Brandskyddet i våra fastigheter
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
5 Anmälan av delegeringsbeslut |
| |
Ordförandens förslag:
.
1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet.
Anmäls följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Regionstyrelsen § 33/19 och Fastighetsnämnden § 47/2018 fattade beslut.
A. Av presidieberedningen fattade beslut.
B. Av fastighetschefen fattade beslut.
C. Av förvaltningschef beslutad verkställighetsförteckning för 2020, diarienr RD19/05599
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
6 Anmälningsärenden |
| |
Ordförandens förslag:
.
1. Antecknar övriga anmälningsärenden till protokollet.
A. Granskning av brandskyddsarbetet, Revisionsrapport. RD19/04948.
B. Granskning av delårsrapport 2019-08-31. RD19/05618.
C. Anmälan angående under 2019 signerade verksamhetsbeskrivningar för lokalförändring (VBL).
D. Köp av Kommunernas Hus AB. RD19/02360
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
Beslutsärenden |
| |
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| | | | |
7 Fastställande av Policy |
| Diarienummer: RD19/05133 |
Ordförandens förslag:
1. Fastställa Hållbarhetspolicy att gälla from 2020-01-01 och tillsvidare.
Sammanfattning:
Redovisad Hållbarhetspolicy är uttryck för politikens vilja och inriktning inom nämndens ansvarsområde. Fastighetsnämnden har det övergripande ansvaret för policydokumentets innehåll och uppföljning.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Hållbarhetspolicy
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Redovisad Hållbarhetspolicy är uttryck för politikens vilja och inriktning inom nämndens ansvarsområde. Fastighetsnämnden har det övergripande ansvaret för policydokumentets innehåll och uppföljning.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Hållbarhetspolicy | | |
| | | |
| | | | |
8 Strategi- och verksamhetsplan |
| Diarienummer: RD19/05134 |
Ordförandens förslag:
1. Fastställa strategi och verksamhetsplan Hållbar utveckling 2020, enligt bilaga b.
2. Fastställa målformuleringar och uppdrag för 2020, enligt bilaga c.
3. Rapportera uppdrag, enligt Regionplan 2020-2022:
- Utifrån fullmäktiges fastställda mål och ekonomiska ramar upprätta en verksamhetsplan som anmäls till styrelsen senast
15 december 2019
till Regionstyrelsen.
Sammanfattning:
Strategin syftar till att peka ut inriktningen för de kommande årens utveckling och insatser inom fastighetsnämndens ansvar som fastighetsägare och som ansvarig för att tillhandahålla mark, lokaler och fastighetsanknuten service som behövs för regionens verksamhet.
En viktig utgångspunkt för all planering, styrning och utveckling är att det finns en gemensam bild av förutsättningar och ambitionsnivåer för verksamheten. Bilaga b beskriver i korthet en strategisk del, dvs. uppdrag, vision, värderingar, styrkor, svagheter mm, förutsättningar, strategier och mål. För det andra redovisas kortfattat en allmän del, dvs verksamhetsidé, tjänster, kunder, processer, organisation, medarbetare och även de fysiska resurser som står till förfogade, dvs. egna fastigheter och inhyrda lokaler samt även vilka strategiska partners i form av konsulter, entreprenörer och andra leverantörer som förväntas bidra till måluppfyllelsen. För det tredje en kort beskrivning av ledningssystemet, dvs. en beskrivning av hur planering, genomförande, uppföljning och förbättring sker. Delar av metodiken känns igen från bl.a. miljöledningsstandarden ISO 14001:2015 och lednings-standarden SS 85400:2014. Syftet är att sätta fokus på vad som är prioriterat och angreppssättet för hur det ska förverkligas.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Hållbar utveckling 2020
c) Målformuleringar och uppdrag 2020
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Strategin syftar till att peka ut inriktningen för de kommande årens utveckling och insatser inom fastighetsnämndens ansvar som fastighetsägare och som ansvarig för att tillhandahålla mark, lokaler och fastighetsanknuten service som behövs för regionens verksamhet.
En viktig utgångspunkt för all planering, styrning och utveckling är att det finns en gemensam bild av förutsättningar och ambitionsnivåer för verksamheten. Bilaga b beskriver i korthet en strategisk del, dvs. uppdrag, vision, värderingar, styrkor, svagheter mm, förutsättningar, strategier och mål. För det andra redovisas kortfattat en allmän del, dvs verksamhetsidé, tjänster, kunder, processer, organisation, medarbetare och även de fysiska resurser som står till förfogade, dvs. egna fastigheter och inhyrda lokaler samt även vilka strategiska partners i form av konsulter, entreprenörer och andra leverantörer som förväntas bidra till måluppfyllelsen. För det tredje en kort beskrivning av ledningssystemet, dvs. en beskrivning av hur planering, genomförande, uppföljning och förbättring sker. Delar av metodiken känns igen från bl.a. miljöledningsstandarden ISO 14001:2015 och lednings-standarden SS 85400:2014. Syftet är att sätta fokus på vad som är prioriterat och angreppssättet för hur det ska förverkligas.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Hållbar utveckling 2020
c) Målformuleringar och uppdrag 2020 | | |
| | | |
| | | | |
9 Budget 2020 |
| Diarienummer: RD19/01497 |
Ordförandens förslag:
1. Fastställa budget 2020 för Fastighetsnämnden samt
2. Rapportera uppdrag, enligt Regionplan 2020-2022:
- Utifrån fullmäktiges fastställda mål och ekonomiska ramar upprätta en budget som anmäls till styrelsen senast
15 december 2019
till Regionstyrelsen.
Sammanfattning:
Regionplanen för 2020-2022 anger ett avkastningskrav för år 2020 till 35 mnkr för Regionfastigheter. Ingen indexhöjning i eget ägda fastigheter mot interna hyresgäster för 2020. Det innebär en utebliven hyresökning på 5 mnkr. En simulering och genomräkning visar att ett resultat på 35 mnkr kan levereras år 2020.
Pågående successiva omfördelning från långtidsplanerat underhåll till reinvestering ger på kort sikt en höjd avkastning. Men om reinvesteringar sker enligt investeringsplanen och underhållskostnader fasas ut i takt med att avskrivningar och räntor ökar, kommer resultatet att hamna på avkastningskravet enligt finansplanen igen från och med år 2023 utan att höja hyror för infraprojekten. Men då måste hyrorna höjas enligt index from år 2021 även för interna hyresgäster i eget ägda lokaler. Om investeringsplanen hålls och räntorna ligger kvar på en låg nivå några år till visar simuleringen på ett resultat för år 2027 på ca +20 mnkr.
Regionfastigheters investeringsplan visar i nuläget ett investeringsbehov på 480 mnkr för år 2020, då ingår även Dalatrafik Service AB med 72 mnkr för bussterminal i Ludvika. Regionfastigheters investeringsplan håller historiskt höga investeringsvolymer. Det beror huvudsakligen på att fastighetsbeståndet är åldrat, snabb medicinteknisk utveckling samt ökade samhällskrav avseende fastigheternas robusthet och redundans.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Resultatbudget 2020, bilaga 1
c) Investeringsplan i Fastigheter, utrustning/IT och konst för åren 2020-2023, bilaga 2 (utskriven investeringsplan lämnas i A3 format på mötet).
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Regionplanen för 2020-2022 anger ett avkastningskrav för år 2020 till 35 mnkr för Regionfastigheter. Ingen indexhöjning i eget ägda fastigheter mot interna hyresgäster för 2020. Det innebär en utebliven hyresökning på 5 mnkr. En simulering och genomräkning visar att ett resultat på 35 mnkr kan levereras år 2020.
Pågående successiva omfördelning från långtidsplanerat underhåll till reinvestering ger på kort sikt en höjd avkastning. Men om reinvesteringar sker enligt investeringsplanen och underhållskostnader fasas ut i takt med att avskrivningar och räntor ökar, kommer resultatet att hamna på avkastningskravet enligt finansplanen igen från och med år 2023 utan att höja hyror för infraprojekten. Men då måste hyrorna höjas enligt index from år 2021 även för interna hyresgäster i eget ägda lokaler. Om investeringsplanen hålls och räntorna ligger kvar på en låg nivå några år till visar simuleringen på ett resultat för år 2027 på ca +20 mnkr.
Regionfastigheters investeringsplan visar i nuläget ett investeringsbehov på 480 mnkr för år 2020, då ingår även Dalatrafik Service AB med 72 mnkr för bussterminal i Ludvika. Regionfastigheters investeringsplan håller historiskt höga investeringsvolymer. Det beror huvudsakligen på att fastighetsbeståndet är åldrat, snabb medicinteknisk utveckling samt ökade samhällskrav avseende fastigheternas robusthet och redundans.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Resultatbudget 2020, bilaga 1
c) Investeringsplan i Fastigheter, utrustning/IT och konst för åren 2020-2023, bilaga 2 (utskriven investeringsplan lämnas i A3 format på mötet).
| | |
| | | |
| | | | |
10 Kalkylränta 2020 |
| Diarienummer: RD19/05156 |
Ordförandens förslag:
1. Fastställa kalkylräntan för år 2020 till 1,60 procent (1,80) och att en lägre räntesats på 0,8 procent används för energiinvesteringar.
Sammanfattning:
Regionfastigheter har sedan många år tillbaka en etablerad modell för att fastställa nivån på kalkyl- och internränta för fastighetsinvesteringar. Modellen syftar till att tydliggöra att investeringar långsiktigt binder kapital, och att detta har ett pris. Trots att det är en långsiktig, trögrörlig ränta så sjunker den som en följd av dagens låga räntenivå.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Ränteutveckling, diagram bilaga 1
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Regionfastigheter har sedan många år tillbaka en etablerad modell för att fastställa nivån på kalkyl- och internränta för fastighetsinvesteringar. Modellen syftar till att tydliggöra att investeringar långsiktigt binder kapital, och att detta har ett pris. Trots att det är en långsiktig, trögrörlig ränta så sjunker den som en följd av dagens låga räntenivå.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Ränteutveckling, diagram bilaga 1 | | |
| | | |
| | | | |
11 Delegeringsbestämmelser |
| Diarienummer: RD19/03498 |
Ordförandens förslag:
1. Förslaget till nya delegeringsbestämmelser för Fastighetsnämnden fastställs och börjar gälla från och med 2020-01-01.
Sammanfattning:
Enligt nämndens reglemente, § 10, får nämnden uppdra åt ledamot, ersättare i nämnd eller åt anställd hos landstinget att på nämndens vägnar besluta i visst ärende eller grupp av ärenden.
Förra gången nämndens delegationsbestämmelser var uppe till beslut var 2018-11-22. Eftersom ambitionen är att alla styrdokument ska bli föremål för en årlig översyn, föreslås nu efter översyn att bilagda reviderade delegeringsbestämmelser fastställs att gälla from 2020-01-01.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Delegeringsbestämmelser
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Enligt nämndens reglemente, § 10, får nämnden uppdra åt ledamot, ersättare i nämnd eller åt anställd hos landstinget att på nämndens vägnar besluta i visst ärende eller grupp av ärenden.
Förra gången nämndens delegationsbestämmelser var uppe till beslut var 2018-11-22. Eftersom ambitionen är att alla styrdokument ska bli föremål för en årlig översyn, föreslås nu efter översyn att bilagda reviderade delegeringsbestämmelser fastställs att gälla from 2020-01-01.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Delegeringsbestämmelser | | |
| | | |
| | | | |
12 Internkontroll 2019, uppföljning |
| Diarienummer: LD18/03862 |
Ordförandens förslag:
1. Anteckna redovisad rapport för uppföljning av internkontroll 2019 till protokollet.
Sammanfattning:
Redovisade iakttagelser i granskningsrapporten pekar på angelägna och relevanta förbättringsområden. Av rapporten framgår vilka åtgärder som har genomförts och kommer att genomföras i syfte att säkerställa förbättringar.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Intern styrning och kontroll, rapport 2019
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Redovisade iakttagelser i granskningsrapporten pekar på angelägna och relevanta förbättringsområden. Av rapporten framgår vilka åtgärder som har genomförts och kommer att genomföras i syfte att säkerställa förbättringar.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Intern styrning och kontroll, rapport 2019 | | |
| | | |
| | | | |
13 Internkontroll 2020, plan |
| Diarienummer: RD19/05138 |
Ordförandens förslag:
1. Fastställa internkontrollplan 2020 för Fastighetsnämndens ansvarsområde.
Sammanfattning:
Regionfullmäktige har beslutat om reglemente för Fastighetsnämnden. Senast reviderat gällande fr o m 2019-10-01. I reglementet fastslås att ansvaret för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande samt hur uppföljningen av kontrollen ska ske ligger i nämnden.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Internkontrollplan 2020
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Regionfullmäktige har beslutat om reglemente för Fastighetsnämnden. Senast reviderat gällande fr o m 2019-10-01. I reglementet fastslås att ansvaret för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande samt hur uppföljningen av kontrollen ska ske ligger i nämnden.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Internkontrollplan 2020 | | |
| | | |
| | | | |
14 Mix av miljömärkt el inför 2020 |
| Diarienummer: RD19/05139 |
Ordförandens förslag:
1. Köp av miljömärkt elenergi väljs med en mix av sol, vind och vatten dvs. en procent solel, 24 procent vatten och 75 procent vind.
Sammanfattning:
Köp av miljömärkt elenergi utgår från fastställd Energiplan 2018-2030. Planen har en tydlig målsättning, nämligen genom att öka energiprestanda i fastighetsbeståndet, minska utsläppen av klimatgaser och skapa förutsättningar för en hållbar samhällsutveckling enligt agenda 2030.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Köp av miljömärkt elenergi utgår från fastställd Energiplan 2018-2030. Planen har en tydlig målsättning, nämligen genom att öka energiprestanda i fastighetsbeståndet, minska utsläppen av klimatgaser och skapa förutsättningar för en hållbar samhällsutveckling enligt agenda 2030.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag | | |
| | | |
| | | | |
15 Parkeringsstrategi, uppföljning |
| Diarienummer: LD15/03450 |
Ordförandens förslag:
1. Parkeringsriktlinje 2019 ska gälla tills vidare.
2. Parkeringsavgifter 2019 ska gälla fr o m 1 april 2020
Sammanfattning:
Fastighetsnämnden beslöt vid sammanträde 2018-09-26 att senast vid utgången av 2019 utvärdera den av landstingsfullmäktige i februari 2018 fastställd parkeringsriktlinje och av fastighetsnämnden i september 2018 fastställda avgifter
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Parkeringsriktlinje RD 2019
c) Parkeringsavgifter 2019 med kartbilagor
d) Aktivitetsplan 2019
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Fastighetsnämnden beslöt vid sammanträde 2018-09-26 att senast vid utgången av 2019 utvärdera den av landstingsfullmäktige i februari 2018 fastställd parkeringsriktlinje och av fastighetsnämnden i september 2018 fastställda avgifter
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
b) Parkeringsriktlinje RD 2019
c) Parkeringsavgifter 2019 med kartbilagor
d) Aktivitetsplan 2019 | | |
| | | |
| | | | |
16 Sammanträdesplan 2020, revidering |
| Diarienummer: RD19/04084 |
Ordförandens förslag:
1. Fastställa sammanträdesplan för 2020.
Sammanfattning:
Ett förslag till sammanträdesplan för 2020 har beslutats vid nämndens sammanträde i september 2019. På grund av ny budgetprocess krävs ändringar av sammanträdesplanen. Justerad sammanträdesplan enligt följande:
Onsdag 4 mars
Onsdag 6 maj
Onsdag 26 augusti
Onsdag 7 oktober
Onsdag 25 november
Nämndens möten börjar kl 10.00 om inte annat anges och kan komma att kombineras med studiebesök-/platsbesök i verksamheten. Tid bör därför avsättas fram till kl 16.00.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag
I ärendet redovisas följande handlingar:
| | |
| | |
| | |
|
Ett förslag till sammanträdesplan för 2020 har beslutats vid nämndens sammanträde i september 2019. På grund av ny budgetprocess krävs ändringar av sammanträdesplanen. Justerad sammanträdesplan enligt följande:
Onsdag 4 mars
Onsdag 6 maj
Onsdag 26 augusti
Onsdag 7 oktober
Onsdag 25 november
Nämndens möten börjar kl 10.00 om inte annat anges och kan komma att kombineras med studiebesök-/platsbesök i verksamheten. Tid bör därför avsättas fram till kl 16.00.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag | | |
| | | |
| | | | |
| |
| | |
| | |
| | |
| | | |
| | | |
| |